Commerçants: pourquoi externaliser la gestion des espèces en magasin ?

C’est une révolution pour la gestion des espèces dans les commerces de proximité : ces systèmes de gestion des paiements proposent aux clients de déposer leurs espèces dans un automate qui compte et rend la monnaie. La manipulation des espèces est désormais réduite au minimum. Les solutions clés en main de gestion des paiements espèces en magasin associent plusieurs éléments entre équipements et offres de services.

La mise à disposition des automates : L’automate est installé et paramétré par votre prestataire. C’est lui également qui assure la formation des utilisateurs, et vous assiste lors du démarrage. Il est constitué d’un accepteur de billets relié à un sac pouvant accueillir jusqu’à 4000 billets. D’un accepteur de pièces, également relié à un sac, pouvant contenir jusqu’à 2000 pièces. Une trappe de dépôt est également disponible pour le autres moyens de paiement tels que les chèques, les tickets restaurants, etc.

Selon les besoins, il y aura les automates installés directement en caisse : ce sont les clients qui effectuent le paiement en espèces en insérant leurs pièces ou leurs billets de banque. Le personnel ne manipule plus l’argent directement. Ensuite il y a les automates en back office, installés en arrière-boutique pour un dépôt d’espèces sécurisé et la possibilité d’automatiser la distribution des fonds de caisse et obtenir des reportings détaillés.

Les automates sont fournis et installés, la maintenance des matériels et des logiciels sont assurés.

La prestation de transport de fonds : Le délestage des automates, le transport et le traitement des fonds sont assurés par le prestataire; le crédit de la recette est régulier. Ce sont des activités toujours sensibles quelle que soit la taille du commerce et le montant de la recette. La fréquence de la collecte de fonds est ajustée selon les besoins de chaque commerçant. Les fonds ramassés sont reconnus et transmis à la banque et en bout de chaîne, la banque crédite le client à partir des informations reçues.

De la mise à disposition du matériel jusqu’à ce que la recette déposée soit créditée par la banque, c’est l’ensemble du processus de gestion des espèces qui est pris en charge par le prestataire.  Cela représente un gain de temps, une optimisation de la traçabilité des opérations espèces, et surtout une sécurité optimum. Les avantages sont nombreux :

Pour les commerces de proximité, la sécurité est un enjeu crucial. Ils sont une cible privilégiée et ce sont eux qui subissent le plus grand nombre de braquage. Les commerçants sont confrontés aux risques de vol et d’agression sur le lieu de vente mais aussi lors du trajet vers la banque. La loi est stricte en la matière : l’employeur est pénalement responsable en cas d’agression d’un employé en charge de déposer la recette à la banque. Par ailleurs, en zone sensible, la manipulation des espèces en magasin augmente le sentiment d’insécurité chez les commerçants et leurs employés. La sécurisation des fonds est l’une des réponses les plus efficaces en matière de sécurité.

Assurances et garanties font partie intégrante des prestations de service. Les automates sont assurés et les fonds déposés sont garantis. Le cash est protégé, non seulement car les automates sont sécurisés, rendant les espèces inaccessibles, mais aussi car les assurances couvrent les fonds déposés. De plus, certains automates sont également dotés de technologies de détection de faux billets.   

Les services d’externalisation de la gestion des espèces permettent une amélioration de la disponibilité de la trésorerie. La gestion de la trésorerie de manière globale est optimisée, notamment grâce au crédit quotidien des recettes par la banque. Les dépôts sont suivis en temps réel. De manière générale l’accès aux informations financières se fait en temps réel.

La fiabilité des données est renforcée grâce à la traçabilité des opérations et les reportings financiers précis et réguliers que les logiciels préprogrammés permettent d’obtenir.

Le quotidien est simplifié grâce à cette solution car elle réduit de nombreuses tâches manuelles. Le risque  d’écart d’inventaire est également beaucoup plus rare. L’activité de comptage également.

Indéniablement, les coûts de gestion sont réduits, par le biais de l’externalisation du traitement des espèces. Le quotidien des commerçants se voit simplifié, sécurisé et optimisé. 

Il y a tout d’abord des prérequis à l’installation des appareils et la mise en place des services sur mesure et clés en main. Il y a un impératif de configuration de l’espace : il faut un local hors de la vue du public et de préférence fermé. Votre prestataire effectuera un audit technique et sécuritaire de votre lieu de vente. Si cela s’avère nécessaire, une mise en conformité pourra être réalisée.

Conclusion, ces packages d’équipements et de services sont proposés au commerçant sous forme de forfaits mensuels incluant la location des équipements, les assurances et les prestations de services. La gestion des espèces pour les commerçants de proximité, où le cash est très présent, est une question suffisamment sensible et importante pour être confiée à des prestataires connus et reconnus.